De webshop voor ticketverkoop van podiumactiviteiten in CC het SPOOR kan opengesteld worden voor podiumactiviteiten van derden mits administratiekost van € 0.75 per ticket voor Harelbeekse verenigingen en een kost van € 1,50 voor niet-Harelbeekse verenigingen. Bij gebruik door derden wordt een overeenkomst opgesteld tussen de gebruiker en de stad Harelbeke die de voorwaarden voor het gebruik verder specifieert. CC het SPOOR ontvangt in voornoemd geval alle inkomsten uit ticketverkoop en stort deze door naar rekening van de organisator met aftrek van voormelde administratiekosten. De barcodescanners kunnen niet door derden gebruikt worden.

Wanneer meer dan 3000 tickets per productie verkocht worden, zal enkel de effectieve kost aangerekend worden.
 

De gebruikerscategorieën voor de toepassing van titel 7 worden als volgt gedefinieerd:

• Categorie A (gratis gebruikers):
  • De stad Harelbeke, het OCMW Harelbeke, het Zorgbedrijf Harelbeke, de personeelskring stad Harelbeke, gemeentelijke VZW’s, de politiezone Harelbeke-Deerlijk (PZ Gavers), erkende adviesraden, erkende feestcomités, het Harelbeekse deeltijds kunstonderwijs (AHA en HAP) en andere gemeentebesturen in het kader van wederzijdse uitwisseling.
  • Scholen gevestigd op het Harelbeekse grondgebied voor wat betreft pedagogische activiteiten. Voor wat betreft het gebruik van sportinfrastructuur worden zij niet als categorie A-gebruikers beschouwd. Hiervoor gelden de bijzondere bepalingen die in dit reglement zijn opgenomen.
  • Het Rode Kruis, voor zover het aangevraagde gebruik kadert binnen de bloedinzameling. Voor alle overige activiteiten wordt zij niet als gebruiker categorie A beschouwd.
• Categorie B: Feitelijke en erkende Harelbeekse verenigingen, dit wil zeggen verenigingen die een duidelijke werking in Harelbeke kunnen aantonen en zich als Harelbeekse verenigingen kunnen profileren.
• Categorie C: Niet-Harelbeekse verenigingen en niet-Harelbeekse scholen & commerciële instellingen of activiteiten.
• Categorie D: Harelbeekse particulieren 
• Categorie E: Niet-Harelbeekse particulieren

Het College van Burgemeester en Schepenen is verantwoordelijk voor de uitbating van de vrijetijdsinfrastructuur en laat zich daartoe bijstaan door het betreffende beheersorgaan. De desbetreffende diensten staan in voor het dagelijks beheer van hun infrastructuur. De sporthal De Vlasschaard, Sporthal De Dageraad, turnzaal Arendswijk en kunnen enkel verhuurd worden voor niet-sportieve activiteiten als de culturele zalen niet beschikbaar zijn en/of te beperkt zijn in capaciteit en na advies van de stedelijke sportraad.
 

Onder Vrijetijdsinfrastructuur vallen volgende gebouwen: 

• CC het SPOOR, Eilandstraat 6, 8530 Harelbeke.
• Oude Bibliotheek Bavikhove, Bavikhovedorp, 8531 Bavikhove
• De Torengalm, Kervijnstraat 1b, 8531 Bavikhove
• Nieuw vrijetijdsgebouw Bavikhove, Bavikhhovedorp, Bavikhove
• De Zuiderkouter, Speltstraat, 8530 Harelbeke
• Jeugdcentrum TSAS, Twee-Bruggenstraat 30, 8530 Harelbeke.
• Turnzaal Arendswijk, Leopold III-plein 71 8530 Harelbeke
• Sporthal De Vlasschaard Bavikhove, Vlietestraat 25, 8531 Harelbeke
• Sporthal De Dageraad, Stasegemsesteenweg 21, 8530 Harelbeke

3.1. Gebruik door particulieren
Harelbeekse en niet-Harelbeekse particulieren kunnen enkel de infrastructuur afhuren indien het gaat om de organisatie van publieke evenementen (met uitzondering van de repetitieruimtes en sportactiviteiten zoals bijv. huur tennisterrein,…).
Bij gelijktijdige reserveringen (= de dag zelf) krijgen Harelbeekse verenigingen voorrang op particuliere initiatieven.

3.2. Gebruik voor private feesten
De vrijetijdsinfrastructuur kan niet gebruikt worden voor private feesten en stamboomfeesten.

3.3. Uitzonderingen
Verhuur voor burgerlijke afscheidsplechtigheden wordt toegestaan in CC het SPOOR voor zover dit mogelijk is binnen de bestaande planning van zaalverhuur. In dat geval worden zij beschouwd als gebruikerscategorie C.

Fuiven mogen enkel georganiseerd worden in het jeugdcentrum TSAS.

5.1. De aanvraag tot gebruik van de vrijetijdsinfrastructuur gebeurt via het evenementenloket of via het loket van de desbetreffende dienst. De aanvrager moet meerderjarig zijn.

5.2. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag ontvangt de organisator een schriftelijke bevestiging. De organisator ontvangt eveneens een activiteitenfiche. Deze activiteitenfiche dient volledig ingevuld te worden terugbezorgd ten laatste 3 weken voor de activiteit. 

5.3. Aanvragen kunnen maximaal 1 jaar vooraf aan de datum van de activiteit gebeuren. Frequente gebruikers (min. 10 x jaar dezelfde locatie afhuren) kunnen hun jaarkalender 13 maanden op voorhand indienen bij de desbetreffende dienst indien dit noodzakelijk is om hun werking te garanderen. De beschikbaarheid van de te huren locatie zal echter steeds afgestemd worden met de eigen (stads)programmatieplanning die hierop voorrang krijg

De reservaties voor jeugdcentrum TSAS, de feestzaal, de blauwe zaal alsook de theaterzaal kunnen kosteloos opgezegd worden tot 2 maanden voor de dag van de geplande activiteit(en).

Alle andere reservaties kunnen door de zaalgebruiker kosteloos opgezegd worden tot 14 dagen voor de dag van de geplande activiteit(en). Reservaties welke verbroken worden na deze gestelde tijdslimiet zullen toch verrekend worden aan de gangbare tarieven. Voor de sportinfrastructuur geldt een aparte annulatieregeling zie punt 30 artikel 2.7.

Indien een activiteit omwille van overmacht niet kan plaatsvinden, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om de huurprijs van de zaal geheel of gedeeltelijk te laten vallen.

7.1. Bij het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, is alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten laste van de inrichter.

7.2. Bezettingsgraad.
Het aantal gelijktijdige bezoekers of deelnemers moet beperkt blijven tot het maximum zoals vermeld op de website. 

7.3. Evacuatie.
Alle nooduitgangen, evacuatiewegen en veiligheidsinrichtingen worden ten allen tijde vrij gehouden en zijn altijd vlot toegankelijk (zie ook plan). Het is strikt verboden de nooddeuren en evacuatiewegen op enige wijze te sluiten, op slot te doen en/of te blokkeren aan de buitenzijde van het gebouw. Breedte van de gangen is steeds minstens 1,20m.

7.4. Brandveiligheid.
De blustoestellen zijn altijd vlot bereikbaar. Open vuur en vuurwerk zijn strikt verboden. Het opslaan en gebruik van brandbare vloeistoffen, vloeibaar gemaakte gassen en licht brandbare vaste stoffen is verboden. Voor versiering e.d. mogen alleen brandveilige materialen gebruikt worden.

7.5. Technische installaties.
De elektriciteitskasten zijn enkel toegankelijk voor bevoegden en zijn tijdens de activiteit afgesloten voor bezoekers of deelnemers. De bedieningselementen van de technische installatie zijn altijd vlot bereikbaar. Technische installaties mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming worden bediend.

7.6. De billijke vergoeding wordt betaald door de stad Harelbeke in het gebouw. Sabam is ten laste van de organisator.

8.1. Indien nodig neemt een medewerker van een vrijetijdsdienst contact op met de organisator, de dienst of de zaalverantwoordelijke om verdere afspraken te maken omtrent de te gebruiken materialen, openen en sluiten van de infrastructuur, plaatsing podium, e.d. Net voor de activiteit worden nog een aantal afspraken (afsprakenfiche en checklist) overlopen en gemaakt met de zaalverantwoordelijke.

8.2. De inrichter gedraagt zich als een goede huisvader. Het spreekt voor zich dat hij alle nodige voorzorgen treft ter voorkoming van brand of andere herstelkosten. Hij blijft zelf verantwoordelijk tegenover derden voor alle ongevallen, ook in niet gehuurde maar wel gebruikte ruimten. Desgevallend dient hij voor dit risico een verzekering af te sluiten.

8.3. Bevestiging van materiaal en versiering aan plafonds of muren.
Het is verboden om materialen of versiering aan te brengen aan plafonds, vloeren of muren, tenzij op de hiervoor aangeduide en afgesproken plaatsen. Alle herstelkosten die door inbreuken veroorzaakt wordt aangerekend aan de organisator.

8.4. Podium.
Om herstelkosten te voorkomen is het strikt verboden om zelf (stukken van) het podium te verplaatsen. Wanneer het podium (of een deel van het podium) toch zelf door de organisator verplaatst wordt, zal de aangebrachte herstelkosten aan de podiumelementen aan de organisator aangerekend worden. De personeelsinzet om het podium terug op de voorziene plaats terug te zetten, wordt eveneens aangerekend aan de organisator aan € 50 per begonnen uur. 

8.5. Opkuis.
De organisator verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte lokalen en de omgeving van het gehuurde gebouw op te ruimen en netjes terug achter te laten. Alle materialen die door de inrichter/vereniging worden meegebracht voor de activiteit dienen onmiddellijk na de activiteit terug meegenomen te worden. Er wordt een checklist ter beschikking gesteld met betrekking tot de opkuis. De organisator verbindt zich er toe alle punten van deze checklist af te werken, zodat de gehuurde infrastructuur in de staat wordt achtergelaten zoals die bij aankomst werd aangetroffen. Alle zaken die niet volgens de checklist zijn opgeruimd, zullen door de stadsdiensten worden opgeruimd. Hiervoor zal een vergoeding ten bedrage van € 50 per persoon en per begonnen uur betaald worden. De grondige schoonmaak van de lokalen gebeurt door de schoonmaakploeg aangesteld en vergoed door het stadsbestuur.

8.6. Geluidsnormen.
De gebruiker past de wetgeving omtrent geluidsnormering toe zoals vermeld op de website van de Vlaamse milieumaatschappij www.vmm.be. Bijkomende informatie kan steeds verkregen worden via de milieudienst van de stad (milieu@harelbeke.be).

8.7. Afval sorteren
De gebruiker sorteert het afval volgens de afspraken en regels die uithangen in het gebouw en door Ovam bepaald. 

Als vastgesteld wordt dat dit niet gebeurd is, zal een retributie gevraagd worden. Deze retributie bestaat uit een forfaitaire administratieve kost en – indien van toepassing – extra kosten voor herverdeling, ophaling en verwerking.

• Administratieve kost: € 40,- per dossier.
• Opruim/herverdeling: € 50,- per begonnen uur per medewerker 
• Verwerkings- en transportkosten: volgens factuur afvalinzamelaar + 10% handling.

De vaststelling gebeurt door een bevoegde stadsmedewerker met foto’s. Bij vaststelling 
van overtreding wordt de gebruiker op de hoogte gebracht.

9.1.Verplichte drankafname 
Organisatoren zijn verplicht dranken af te nemen uit de drankvoorraad die aanwezig is. Enkel indien een bepaalde soort drank niet kan geleverd worden door de concessiehouder en indien dit gemeld werd via de aanvraag, mag deze meegebracht worden door de inrichter.
Een lijst met alle dranken en hun tarieven is ter beschikking bij de zaalverantwoordelijke.
Uitgezonderd: Sporthal de Vlasschaard, turnzaal Arendswijk en klaslokaal ’t Fabriekske.
Er is geen mogelijkheid tot drankafname. 

9.2. Drankprijzen
De drankprijzen alsook de prijzen voor gebruik van CO2 (incl. btw) worden forfaitair vastgelegd. De prijs incl. btw. wordt geïndexeerd op basis van eventuele prijsstijgingen van de leverancier. Het staat de organisator vrij om bij de activiteit zelf de verkoopprijs van de drank te bepalen.

De forfaitair bepaalde prijzen zijn als volgt (incl. btw):

9.3. Systeem afrekening
Voor elke activiteit gebeurt een stockopname door de zaalverantwoordelijke. Deze kan 
mits afspraak bijgewoond worden door de inrichter.
Na elke activiteit wordt opnieuw een stockopname uitgevoerd door de zaalverantwoordelijke, waarna het verschil berekend en afzonderlijk gefactureerd wordt. De dranken die per fles of per vat beschikbaar zijn, worden per fles of per vat aangerekend, waarbij een begonnen fles of vat volledig wordt aangerekend. Het drankverbruik wordt betaald aan de hand van een factuur

9.4. Koffie (Enkel CC het SPOOR)
CC het SPOOR voorziet in de koffie en bijhorende toestellen. Voor deze toestellen geldt Een verplichte afname van de koffiepads die door CC het SPOOR worden voorzien. Prijzen zijn bepaald op basis van de prijzen van de leveranciers. 

9.5. Bijkomende bepalingen
De organisator verbindt zich tot het naleven van alle wetgeving i.v.m. drankverkoop (o.a. wet op zedelijke bescherming minderjarigen).
De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle voorbereidingen i.v.m. de drankverkoop of het drankverbruik bij de activiteit (o.a. opvullen frigo’s).
De gebruiker volgt de aanwijzingen van de zaalverantwoordelijke i.v.m. plaatsing van volle en lege bakken op. Als vastgesteld wordt dat (gedeeltelijk) lege bakken tussen de volle geplaatst worden wordt een vergoeding aangerekend ten bedrage van de personeelskost. De organisator staat in voor de uitbating van de toegestane lokalen, voor het opdienen van dranken en voor de werking van de bar en tapinstallatie.

9.6. Bepalingen betreffende de herbruikbare bekers/ glazen.
Het gebruik van wegwerpbekers is in alle gebouwen verboden, enkel herbruikbare bekers of glazen. Voor de organisatie van fuiven in het jeugdcentrum TSAS zijn enkel herbruikbare bekers toegelaten.
De organisator is zelf verantwoordelijk voor het huren van de bekers (zie punt 17).

9.7. Sluitingsuur
De bepalingen van de algemene politieverordening zijn toepasselijk. Een nachtvergunning moet worden aangevraagd via het evenementenloket.

Indien de organisator bij de aanvang van de fuif of evenement niet de nodige bewijsstukken kan voorleggen, kan er geen afwijking op het sluitingsuur toegestaan worden.

Werkwijze.
Op het sluitingsuur legt de organisator de lichten in de zaal aan, geeft hij opdracht om de muziek stil te zetten en wordt onmiddellijk gestart met de opkuis. Het is verboden om daarna nog drankbonnetjes te verkopen. Bij overtreding van deze maatregelen wordt de politie verwittigd.

9.8. Diverse bepalingen

• Bij het gebruik van de rolsteiger en andere technische installaties die deel uitmaken van de uitrusting van alle infrastructuur dienen alle veiligheidsinstructies nageleefd te worden. 
• Het gebruik van confetti, isomobolletjes e.d. is verboden voor alle Vrijetijdsinfrastructuur. Indien deze maatregel niet nageleefd wordt, wordt de personeelsinzet voor het opruimen van deze zaken doorgerekend aan de organisator. 

Het gebruik van de geluids- en lichtinstallaties die niet in de standaarduitrusting voorzien zijn gebeurt, behoudens toegelaten uitzondering, in aanwezigheid van een theatertechnieker van het cultuurcentrum. Het cultuurcentrum heeft, bij wijze van delegatie, de eindbeslissing over de noodzaak van de aanwezigheid van een theatertechnicus bij activiteiten.

Technische bijstand door theatertechniekers van CC het SPOOR kan geleverd worden bij podiumactiviteiten van verenigingen die doorgaan in CC het SPOOR en waaraan contractueel een technische fiche van gastgezelschappen en/of artiesten is verbonden. De uren worden berekend volgens de vereiste aanwezigheid volgens technische fiche voor, tijdens en na de voorstelling. Als er een technische voorbereiding buiten de glijtijden nodig is, wordt deze eveneens aangerekend.

De uren technische bijstand worden aangerekend (zowel voor publieksmomenten als voor 
repetities) voor volgende prestaties:

• De uren aanwezigheid van een theatertechnieker bij aanvang van de voorstelling en/of de repetitie tot en met het moment van afsluiten van de zaal, scène, en/of podium, backstage en kleedkamers;
• De uren aanwezigheid van een theatertechnieker tijdens de op- en afbouw en manipulatie van decors, podia en technische installaties;
• De uren prestaties bij het plaatsen, aansluiten, instellen (programmeren) en bedienen van geluid, licht en beeld (installaties en apparatuur).

Worden niet aangerekend:

• Het plaatsen van technisch en/of audiovisueel materiaal bij niet-podium gebonden activiteiten;
• Onthaal van informatieverstrekking aan organisatoren;
• Deelname aan voorbereidende overlegmomenten met organisatoren;
• Uren binnen de regulier glijtijden, namelijk op weekdagen tussen 8 en 18.00 uur.

Aanvragen om technische bijstand gebeuren minimaal 8 weken voorafgaand aan de datum 
van de dag waarop de activiteit waarvoor bijstand wordt gevraagd.
Voor de berekening van de ondersteuning wordt een forfaitair bedrag gerekend van 4 uur (voorbereiding, opbouw, bediening en afbouw). Deze vier uur zijn aaneensluitend en kunnen niet verspreid opgenomen worden.

Bedragen, incl. btw gerekend per persoon:

De tariefbepaling gebeurt, tenzij expliciet anders vermeld, op basis van een vastgelegd uurtarief per locatie, dit aaneensluitend van start tot einde huur van de locatie. 

Bij aaneensluitend verhuur van meer dan 1 dag wordt er slechts 16 ipv. 24 uur huurprijs aangerekend per dag (beginnend om 00 uur tem 23.59 uur).

Aanvragen gebeuren minimaal 10 dagen voorafgaand aan de activiteit.

De reservatie is enkel definitief na ontvangst van een bevestiging.

Gratis gebruik wordt, naast de gebruikers categorie A, voorzien voor de hierna genoemde 
gebruikers en activiteiten:

• Harelbeekse scholen kunnen per school gedurende twee dagen in eenzelfde schooljaar gratis gebruik maken van sportinfrastructuur ten behoeve van hun sportieve activiteiten.
• Jeugdsportclubs kunnen gratis gebruik maken van sportinfrastructuur voor zover deze infrastructuur noodzakelijk is om hun sport te kunnen uitoefenen. 
• Door de cultuurraad erkende Harelbeekse muziekverenigingen en toneelverenigingen kunnen 1 dag per jaar gratis gebruik maken van de zaal waar het concert of voorstelling doorgaat. De vereniging die hiervan gebruik wil maken, dient dit zelf bij aanvraag aan te geven.
• Door de cultuurraad erkende Harelbeekse muziek- en toneelverenigingen mogen van een gehuurde zaal 1 dag gratis gebruik maken voor één repetitie. 

Kortingen worden voorzien voor de hierna genoemde categorieën van gebruikers en 
activiteiten:

• Scholen : 50% korting op de prijs van toepassing voor gebruikers categorie B. 
  Harelbeekse middelbare scholen en Harelbeekse competitieclubs krijgen 50% korting bij de huur van de sportinfrastructuur.
• Goede doelen en benefietactiviteiten: 75% korting op de prijs van de categorie waarin ze vallen. Deze korting dient vooraf aangevraagd te worden. 

  Als ‘benefiet’ wordt verstaan: het organiseren van een activiteit waarvan de volledige winst geschonken wordt aan een goed doel en die dus niet bestemd is om de eigen werkmiddelen te vergroten. Onder goede doelen worden verstaan: humanitaire of sociale organisaties die zich inzetten voor de verbetering van de leefomstandigheden van anderen. (gezondheidszorg, internationale hulp, milieuzorg, …).

  Het stadsbestuur kan van de schenking bewijsstukken opvragen (Worden niet als benefiet beschouwd: eetfestijnen voor sporters of individuele personen.)

• Gebruikers die frequent (minimaal 10x per jaar) één en dezelfde locatie gebruiken om zo hun eigen werking te kunnen garanderen, krijgen een korting van 50 % op de huurprijs. 

  Om hiervan gebruik te kunnen maken moeten de aanvragen in één keer gebeuren. Dit geldt niet voor het huren van de sportinfrastructuur.

Gratis gebruik en kortingen kunnen niet met terugwerkende kracht toegekend worden.

De hierna vermelde tarieven zijn van toepassing. De tarieven betreffen het vastgestelde uurtarief tenzij expliciet anders vermeld.

* Kleine podiumactiviteit

• Bijvoorbeeld: repetitie, toespraak, lezing, film, debat, …
• Basisuitrusting: eenvoudige frontale verlichting, 2 micro’s, beamer en scherm.
• De op- en afbouw gebeurt door een theatertechnicus en is inbegrepen in de huurprijs.

** Grote podiumactiviteit

• Bijvoorbeeld: generale repetitie, concert, theater- of dansvoorstelling
• Uitgebreide uitrusting: de nodige theaterspots, geluid en beeld zoals deze beschikbaar zijn in de zaal.
• Bediening, opbouw en afbouw gebeurt door een theatertechnicus. Dit wordt afzonderlijk aangerekend volgens de tarieven vermeld in art. 11 van dit reglement. Mits goedkeuring door de directeur kan degebruiker hiervoor ook zelf een plaatsvervanger, theatertechnicus of freelancer aanstellen.

*** Podium kan enkel gebruikt worden voor repetities. Hiervoor beschikt men over het werklicht van het podium en de basisuitrusting zoals deze op dat ogenblik staat ingesteld.
 

Het stadsbestuur stelt diverse sportmaterialen, volksspelen en teambuildingsspelen ter beschikking als ondersteuning van socio-culturele activiteiten en het Harelbeekse verenigingsleven.

Bij het afhuren van ruimtes in het CC is het tevens mogelijk om (extra) materiaal te huren. Deze materialen kunnen enkel gehuurd worden voor activiteiten binnen de ruimtes van het CC.

Bij verlies, diefstal of breuk wordt de kostprijs van het te vervangen stuk aangerekend.

2.1. De aanvraag tot het gebruik het materiaal gebeurt via de website www.harelbeke.be of via het loket van de desbetreffende dienst.

2.2. Alle materialen kunnen maximum 12 maanden voor een activiteit aangevraagd en vastgelegd worden. 
De aanvrager ontvangt uiterlijk binnen een termijn van 3 weken een reactie en de bevestiging of het gevraagde materiaal al dan niet ter beschikking is.

Het theatertechnische materiaal van CC het SPOOR kan enkel bevestigd worden in functie van de eigen programmatie.

Herstellingen kunnen zowel door de een externe firma verricht worden als de stad Harelbeke. De stad Harelbeke kan hiervoor, naast materiaalkosten, ook de eigen personeelskosten in rekening brengen. De herstelkosten worden teruggevorderd door middel van een factuur.

Alle reservaties kunnen kosteloos opgezegd worden tot 14 dagen voor de dag van de 
geplande activiteit(en). Reservaties welke verbroken worden na deze gestelde tijdslimiet 
zullen toch verrekend worden aan de gangbare tarieven

Indien een activiteit omwille van overmacht niet kan plaatsvinden, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om de huurprijs geheel of gedeeltelijk te laten vallen.

De ondergetekende aanvrager of verantwoordelijke leeft volgende verplichtingen na bij het 
gebruik van het materiaal :

• gebruik en in bewaring houden van het materiaal volgens het principe van de goede huisvader;
• alle verantwoordelijkheid opnemen bij eventuele ongevallen die hierdoor zowel stoffelijke als lichamelijke herstelkosten aan derden kunnen veroorzaken;
• een verzekering afsluiten inzake burgerlijke verantwoordelijkheid tegenover derden voor de voorbereidingen, de activiteit zelf en alle nawerken, dit ook ter ontlasting van de verantwoordelijkheid van de stad Harelbeke.

De tarieven voor het ontlenen van materieel worden als volgt vastgesteld:

Dit gebruikersreglement geldt voor alle activiteiten georganiseerd door de vrijetijdsdiensten (Jeugd, sport & cultuur) behalve als het gaat over de verkoop van tickets voor voorstellingen via CC het SPOOR.

De ticketprijzen en de eventuele voorverkoopprijs worden per activiteit, ingevolge delegatie van de gemeenteraad, bepaald door het college van burgemeester en schepenen.

Bij de prijsbepaling wordt door het college rekening gehouden met volgende criteria:

• uitkoopsommen en andere kosten voor de productie;
• voorstellingen voor kansengroepen;
• prijzen van gelijkaardige voorstellingen in de regio.

Artikel 2. Prijzen schoolvoorstellingen:
* 6 euro p.p. Leerkrachten betalen geen toegangsprijs

Prijsverminderingen en kortingen zijn enkel van toepassing op de ticketprijzen voor 
avondvoorstellingen en/of matinees.

• Avond-, familievoorstellingen en/of matinees
  • Stadspersoneel: korting van 20 % (enkel geldig voor personeelslid zelf)
  • Verenigingen: korting van 20 % vanaf 10 tickets besteld via een contactpersoon van een erkende vereniging
  • Leerlingen HAP/AHA en rusthuizen OCMW: 50 % korting of een vooraf afgesproken prijs voor een specifieke voorstelling, na voorafgaand overleg tussen leerkracht/directie HAP/AHA en directeur CC het SPOOR.
  • Jongeren (- 26 jaar): jongerentarief tussen €7 en €16, afhankelijk van de uitkoopsom van de voorstelling. Korting kan enkel toegekend worden na vertoon van de identiteitskaart.

• Leden beheersorgaan culturele infrastructuur
  • Leden van het voormelde beheersorgaan mogen maximaal zes gratis voorstellingen per seizoen bijwonen. Wat gratis tickets voor culturele evenementen zoals Jazzontspooring, IBBA en Biënnale betreft, zie punt 5 (gratis tickets).
     
•  Vrijwilligers, persleden en sponsors
  Afhankelijk van de nood aan vrijwilligers en de vraag van leden van de pers of eventuele sponsors en andere stakeholders kan bekeken worden wie recht heeft op een gratis ticket. Gratis tickets worden steeds vooraf aangevraagd. Wat gratis tickets voor culturele evenementen zoals Jazzontspooring en Biënnale betreft, zie punt 5 (gratis tickets).

Afhankelijk van het seizoensprogramma, stelt de directie van CC het SPOOR een aanbod aan abonnementen voor. Mogelijke formules zijn:

• ABO 3: vanaf 3 voorstellingen 10 % korting op de basisprijs.
• ABO 6: vanaf 6 voorstellingen 15 % korting op de basisprijs.
• ABO 9: vanaf 9 voorstellingen 20 % korting op de basisprijs.

Wie een van bovenvermelde abonnementen aankoopt, kan een gratis ticket kiezen uit een beperkt aantal voorstellingen waarvan de selectie is gebeurd door de directie.

Het staat de directie van CC het SPOOR vrij om te bepalen welke abonnementen zullen worden aangeboden.

Personeelsleden van CC het SPOOR mogen gratis alle voorstellingen bijwonen.

Voor verschillende culturele projecten en evenementen worden vaak gratis tickets ter beschikking gesteld aan leden van het college, gemeenteraadsleden, sponsors, leden van de pers, vrijwilligers, mensen op prospectie enz… Daarbij wordt telkens de situatie ingeschat om een evenwicht te vinden tussen gratis tickets en tickets waarvoor moet worden betaald. 

Wie een ticket in voorverkoop bestelt, betaalt :

• cash aan de balie van CC het SPOOR of aan de balie van het vrijetijdsloket;
• via bancontact bij reservatie aan de balie van CC het SPOOR;
• via overschrijving bij reservatie per mail of per telefoon;
• via webshop met onlinebetaling.
   

Tickets aan de kassa worden betaald:

• in contanten aan de balie van CC het SPOOR;
• via bancontact aan de balie van CC het SPOOR.
   

Tickets die telefonisch of per e-mail besteld worden en binnen de 14 dagen na de dag van de bestelling niet betaald worden, kunnen opnieuw worden vrijgegeven.

a. Voor avondvoorstellingen, matinees, gezinsvoorstellingen, films en lezingen.
Mits uitzondering via bijzondere voorwaarden bepaald in de wet of in deze verkoopsvoorwaarden, worden tickets niet omgeruild of terugbetaald. Verkochte tickets kunnen voorafgaand aan de voorstelling omgeruild worden voor tickets voor een andere voorstelling voor het lopende seizoen of een cultuurbiljet volgens volgende bepalingen:

• Als het ticket wordt geruild voor een duurder ticket, dan dient het prijsverschil te worden bijbetaald. 
• Het verschil bij tickets die goedkoper zijn wordt niet terugbetaald.

Gratis tickets bij een abonnement kunnen niet worden ingeruild. Indien er onvoldoende belangstelling is of als het gezelschap aangeeft niet te kunnen optreden, kan een voorstelling worden geannuleerd en wordt het aankoopbedrag van de tickets terugbetaald. 

b. Voor cursussen.
Indien er onvoldoende belangstelling is, kan een activiteit of cursus worden geannuleerd door CC het SPOOR en wordt het betaalde bedrag terugbetaald.

Bij annulering van een inschrijving voor een activiteit door de deelnemer, wordt de deelnameprijs enkel terugbetaald na voorlegging van een doktersbriefje en op voorwaarde dat CC het SPOOR voor de activiteit op de hoogte werd gebracht van de annulering. Bij de terugbetaling wordt er altijd een administratieve kost van 2 euro aangerekend.
 

De cadeaubon is enkel geldig als betaalmiddel voor de aankoop van tickets voor het huidige en volgend cultuurseizoen van de eigen programmatie van CC het SPOOR. 

De cadeaubon is te verkrijgen voor een bedrag van 5, 10, 20 en 50 euro, inclusief btw. Indien er een wijziging is doorgevoerd op de cadeaubon wordt deze als ongeldig beschouwd.

De cadeaubon is te koop op de webshop en aan de balie van CC het SPOOR tijdens de openingsuren.

Elke cultuurcadeaubon krijgt een uniek nummer. De bon omruilen kan door de code in te geven op de webshop of door de bon te ruilen aan de balie van CC het SPOOR tijdens de openingsuren.

De cadeaubon is niet inruilbaar voor geld. 

Als het bedrag van de aankoop kleiner is dan de waarde van de cadeaubon, kan het restbedrag worden gebruikt voor de volgende aankoop (door het gebruik van het unieke nummer)