Gebruiksreglement cultureel centrum het SPOOR & socio’s

Artikel 1. Voorwerp

Het College van Burgemeester en Schepenen is verantwoordelijk voor de uitbating van de vrijetijdsinfrastructuur en laat zich daartoe bijstaan door het betreffende beheersorgaan. De desbetreffende diensten staan in voor het dagelijks beheer van hun infrastructuur.

De sporthal De Vlasschaard, Sporthal De Dageraad, turnzaal Arendswijk en klaslokaal ‘t Fabriekske kunnen enkel verhuurd worden voor niet-sportieve activiteiten als de culturele zalen niet beschikbaar zijn en/of te beperkt zijn in capaciteit en na advies van de stedelijke sportraad.

Artikel 2. Vrijetijdsinfrastructuur

Onder Vrijetijdsinfrastructuur vallen volgende gebouwen: 

  • CC het SPOOR, Eilandstraat 6, 8530 Harelbeke.
  • Oude Bibliotheek Bavikhove, Bavikhovedorp, 8531 Bavikhove
  • De Torengalm, Kervijnstraat 1b, 8531 Bavikhove
  • De Zuiderkouter, Speltstraat, 8530 Harelbeke
  • Jeugdcentrum TSAS, Twee-Bruggenstraat 30, 8530 Harelbeke.
  • Turnzaal Arendswijk, Leopold III-plein 71 8530 Harelbeke
  • Sporthal De Vlasschaard Bavikhove, Vlietestraat 25, 8531 Harelbeke
  • Klaslokaal ’t Fabriekske, Stasegemsesteenweg 21, 8530 Harelbeke
  • Sporthal De Dageraad, Stasegemsesteenweg 21, 8530 Harelbeke
  • Spinning ruimte Guldensporencollege, Stasegemsesteenweg 40, 8530 Harelbeke
Artikel 3. Gebruikerscategorieën

CATEGORIE A: Gratis gebruikers 
Hieronder wordt begrepen: het stadsbestuur en Huis van Welzijn, het zorgbedrijf, personeelskring Stad Harelbeke, gemeentelijke VZW’s, rode kruis (voor de organisatie van de bloedinzameling), politiezone Gavers, erkende adviesraden, erkende feestcomités, Harelbeekse lagere scholen, Harelbeekse middelbare school (niet voor sport), jeugdsportclubs (enkel voor verhuur sportinfrastructuur conform de gebruikelijke accommodatie noodzakelijk voor desbetreffende sport) en kunstonderwijs, andere gemeentebesturen in het kader van wederzijdse uitwisseling.

CATEGORIE B: Feitelijke en erkende Harelbeekse verenigingen, dit wil zeggen verenigingen die een duidelijke werking in Harelbeke kunnen aantonen en zich als Harelbeekse verenigingen kunnen profileren.

CATEGORIE C: Niet-Harelbeekse verenigingen en niet-Harelbeekse scholen & commerciële instellingen of activiteiten.

CATEGORIE D: Harelbeekse particulieren 

CATEGORIE E: Niet-Harelbeekse particulieren

  • Harelbeekse en Niet-Harelbeekse particulieren kunnen enkel de infrastructuur afhuren indien het gaat om de organisatie van publieke evenementen (met uitzondering van de repetitieruimtes en sportactiviteiten zoals bijv. huur tennisterrein,…).
  • Bij gelijktijdige reserveringen (= de dag zelf) krijgen Harelbeekse verenigingen voorrang op particuliere initiatieven.
     
Artikel 4. Huur en tarieven (incl. btw)
4.1. Huur en tarieven infrastructuur

De vrijetijdsinfrastructuur kan niet gebruikt worden voor private feesten en stamboomfeesten.

De tariefbepaling gebeurt op basis van een vastgelegd uurtarief per locatie, dit aaneensluitend van start tot einde huur van de locatie. 

Bij aaneensluitend verhuur van meer dan 1 dag wordt er slechts 16 ipv. 24 uur huurprijs aangerekend per dag (beginnend om 00 uur tem 23.59 uur).

Aanvragen gebeuren minimaal 10 dagen voorafgaand aan de activiteit.

De reservatie is enkel definitief na ontvangst van een bevestiging.

Uitzonderingen: 

Verhuur voor ‘Burgerlijke afscheidsplechtigheden’ wordt toegestaan in CC het SPOOR voor zover dit mogelijk is binnen de bestaande planning van zaalverhuur.

Fuiven mogen enkel georganiseerd worden in het jeugdcentrum TSAS.

Goede doelen en benefietactiviteiten: 75% korting op de prijs van de categorie waarin ze vallen. Deze korting dient vooraf aangevraagd te worden. 

Als ‘benefiet’ wordt verstaan: het organiseren van een activiteit waarvan de volledige winst geschonken wordt aan een goed doel en die dus niet bestemd is om de eigen werkmiddelen te vergroten. Onder goede doelen worden verstaan: humanitaire of sociale organisaties die zich inzetten voor de verbetering van de leefomstandigheden van anderen. (gezondheidszorg, internationale hulp, milieuzorg, …).

Het stadsbestuur kan van de schenking bewijsstukken opvragen (Worden niet als benefiet  beschouwd: eetfestijnen voor sporters of individuele personen.)

Gebruikers die frequent (minimaal 10x per jaar) één en dezelfde locatie gebruiken om zo hun eigen werking te kunnen garanderen, krijgen een korting van 50 % op de huurprijs. Om hiervan gebruik te kunnen maken moeten de aanvragen in één keer gebeuren. Dit geldt niet voor het huren van de sportinfrastructuur. Kortingen kunnen niet met terugwerkende kracht toegekend worden.

Harelbeekse middelbare scholen en Harelbeekse competitieclubs krijgen 50% korting bij de huur van de sportinfrastructuur.

Gratis zaalgebruik 1 x maal per jaar voor concert van door de cultuurraad erkende Harelbeekse muziekvereniging (zaal met materiaal waar concert in doorgaat).De vereniging die hiervan gebruik wil maken, dient dit zelf bij aanvraag aan te geven.

Bij concerten en toneelopvoeringen mag gratis de gehuurde zaal worden gebruikt voor één repetitie (enkel geldig door de cultuurraad erkende Harelbeekse muziek- en toneelverenigingen). 

CC het SPOOR (categorie D & E niet van toepassing)

In de huurprijs van de zalen is een standaarduitrusting inbegrepen die bestaat uit geluid, licht en projectie. Een uitgebreide beschrijving is te vinden op de website van CC het SPOOR
 

 CC het SPOOR  Cat. A  Cat. B  Cat. C
 Feestzaal (800 pers)  0 euro  20 euro  80 euro
 Keuken (20 pers)  0 euro  2 euro  6 euro
 ½ Feestzaal (400 pers)  0 euro  10 euro  30 euro
 Blauwe zaal (360 pers)  0 euro  10 euro  30 euro
 Aula (380 pers) klein*  0 euro  30 euro  75 euro
 Aula (380 pers) groot**  0 euro  40 euro  100 euro
 Foyer (360 pers)  0 euro  10 euro  30 euro
 Vergaderzaal boven (30 pers)  0 euro  7 euro  20 euro
 Raadszaal (60 pers)  0 euro  7 euro  20 euro
 Grote13 loge (15 pers)  0 euro  3 euro  8 euro
 Kleine loges (3) (1 pers)  0 euro  2 euro  4 euro
 Podium***  0 euro  5 euro  5 euro

 

* Kleine podiumactiviteit 

  • Bijv: repetitie, toespraak, lezing, film, debat, …
  • Basisuitrusting: eenvoudige frontale verlichting, 2 micro’s, beamer en scherm
  • De bediening gebeurt door de gebruiker na uitleg door theatertechnicus. 
  • De op- en afbouw gebeurt door een theatertechnicus en is inbegrepen in de huurprijs.

** Grote podiumactiviteit

  • Bijvoorbeeld: generale repetitie, concert, theater- of dansvoorstelling
  • Uitgebreide uitrusting: de nodige theaterspots, geluid en video zoals deze beschikbaar zijn inde zaal.
  • Bediening, opbouw en afbouw gebeurt door een theatertechnicus. Dit wordt afzonderlijk aangerekend volgens de tarieven vermeld in art. 11 van dit reglement. Mits goedkeuring door de directeur kan de gebruiker hiervoor ook zelf een plaatsvervanger, theatertechnicus of freelancer aanstellen. 

*** Podium kan enkel gebruikt worden voor repetities-activiteiten.

Socio’s De Torengalm en De Zuiderkouter
 Socio’s  Cat. A  Cat. B  Cat. C
 Torengalm Bavikhove  0 euro  5 euro  40 euro
 Oude bibliotheek Bavikhove  0 euro  5 euro  40 euro
 Vergaderlokaal oude Bib      0 euro  2 euro  Nvt
 Zuiderkouter (turnzaal)  0 euro  5 euro  40 euro
 Zuiderkouter (feestzaal)  0 euro  10 euro   40 euro
 Zuiderkouter (vergaderzaal)  0 euro  5 euro  15 euro
 Loge Zuiderkouter  0 euro  2 euro  8 euro
 Podium*  0 euro  5 euro  5 euro

 

* Podium kan enkel gebruikt worden voor repetities-activiteiten.

[…]

Artikel 5. Aanvraag en reservatie
5.1. De aanvraag

De aanvraag tot gebruik van de vrijetijdsinfrastructuur gebeurt via het evenementenloket of via het loket van de desbetreffende dienst. De aanvrager moet meerderjarig zijn.

5.2. Bevestiging en activiteitenfiche

Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag ontvangt de organisator een schriftelijke bevestiging. De organisator ontvangt eveneens een activiteitenfiche. Deze activiteitenfiche dient volledig ingevuld te worden terugbezorgd ten laatste 3 weken voor de activiteit. 
 

5.3

Aanvragen kunnen maximaal 1 jaar vooraf aan de datum van de activiteit gebeuren. Frequente gebruikers (min. 10 x jaar dezelfde locatie afhuren) kunnen hun jaarkalender 13 maanden op voorhand indienen bij de desbetreffende dienst indien dit noodzakelijk is om hun werking te garanderen. De beschikbaarheid van de te huren locatie zal echter steeds afgestemd worden met de eigen (stads)programmatieplanning die hierop voorrang krijgt (bijv. eigen programmatie CC die niet langer dan 1 jaar op voorhand vast ligt).
 

Artikel 6. Annulatie

De reservaties voor jeugdcentrum TSAS, de feestzaal, de blauwe zaal alsook de aula kunnen kosteloos opgezegd worden tot 2 maanden voor de dag van de geplande activiteit(en).

Alle andere reservaties kunnen door de zaalgebruiker kosteloos opgezegd worden tot 14 dagen voor de dag van de geplande activiteit(en). Reservaties welke verbroken worden na deze gestelde tijdslimiet zullen toch verrekend worden aan de gangbare tarieven. 

Voor de sportinfrastructuur geldt een aparte annulatieregeling zie punt 30 artikel 2.7.

Indien een activiteit omwille van overmacht niet kan plaatsvinden, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om de huurprijs van de zaal geheel of gedeeltelijk te laten vallen.
 

Artikel 7. Veiligheidsvoorschriften
7.1. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Bij het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, is alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten laste van de inrichter.

7.2. Bezettingsgraad

Het aantal gelijktijdige bezoekers of deelnemers moet beperkt blijven tot het maximum zoals vermeld op de website. 

7.3. Evacuatie

Alle nooduitgangen, evacuatiewegen en veiligheidsinrichtingen worden ten allen tijde vrij gehouden en zijn altijd vlot toegankelijk (zie ook plan).

Het is strikt verboden de nooddeuren en evacuatiewegen op enige wijze te sluiten, op slot te doen en/of te blokkeren aan de buitenzijde van het gebouw. Breedte van de gangen is steeds minstens 1,20m.
 

7.4. Brandveiligheid

De blustoestellen zijn altijd vlot bereikbaar.

Open vuur en vuurwerk zijn strikt verboden.

Het opslaan en gebruik van brandbare vloeistoffen, vloeibaar gemaakte gassen en licht brandbare vaste stoffen is verboden.

Voor versiering e.d. mogen alleen brandveilige materialen gebruikt worden.

7.5. Technische installaties

De elektriciteitskasten zijn enkel toegankelijk voor bevoegden en zijn tijdens de activiteit afgesloten voor bezoekers of deelnemers.

De bedieningselementen van de technische installatie zijn altijd vlot bereikbaar.

Technische installaties mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming worden bediend.

7.6. De billijke vergoeding & Sabam

De billijke vergoeding wordt betaald door de stad Harelbeke in het gebouw. Sabam is ten laste van de organisator.

Artikel 8. Concrete afspraken i.v.m. de voorbereiding en het verloop van de activiteit
8.1. Afspraken

Indien nodig neemt een medewerker van een vrijetijdsdienst contact op met de organisator, de dienst of de zaalverantwoordelijke om verdere afspraken te maken omtrent de te gebruiken materialen, openen en sluiten van de infrastructuur, plaatsing podium, e.d. Net voor de activiteit worden nog een aantal afspraken (afsprakenfiche en checklist) overlopen en gemaakt met de zaalverantwoordelijke.
 

8.2. Goede huisvader

De inrichter gedraagt zich als een goede huisvader. Het spreekt voor zich dat hij alle nodige voorzorgen treft ter voorkoming van brand of andere herstelkosten. Hij blijft zelf verantwoordelijk tegenover derden voor alle ongevallen, ook in niet gehuurde maar wel gebruikte ruimten. Desgevallend dient hij voor dit risico een verzekering af te sluiten. 
 

8.3. Bevestiging van materiaal en versiering aan plafonds of muren

Het is verboden om materialen of versiering aan te brengen aan plafonds, vloeren of muren, tenzij op de hiervoor aangeduide en afgesproken plaatsen. Alle herstelkosten die door inbreuken veroorzaakt wordt aangerekend aan de organisator. 
 

8.4. Podium

Om herstelkosten te voorkomen is het strikt verboden om zelf (stukken van) het podium te verplaatsen. Wanneer het podium (of een deel van het podium) toch zelf door de organisator verplaatst wordt, zal de aangebrachte herstelkosten aan de podiumelementen aan de organisator aangerekend worden. De personeelsinzet om het podium terug op de voorziene plaats terug te zetten, wordt eveneens aangerekend aan de organisator. 
 

8.5. Opkuis

De organisator verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte lokalen en de omgeving van het gehuurde gebouw op te ruimen en netjes terug achter te laten. Alle materialen die door de inrichter/vereniging worden meegebracht voor de activiteit dienen onmiddellijk na de activiteit terug meegenomen te worden. Er wordt een checklist ter beschikking gesteld met betrekking tot de opkuis. De organisator verbindt zich er toe alle punten van deze checklist af te werken, zodat de gehuurde infrastructuur in de staat wordt achtergelaten zoals die bij aankomst werd aangetroffen. Alle zaken die niet volgens de checklist zijn opgeruimd, zullen door de stadsdiensten worden opgeruimd. Hiervoor zal een vergoeding ten bedrage van de personeelskost aangerekend worden. 

De grondige schoonmaak van de lokalen gebeurt door de schoonmaakploeg aangesteld en vergoed door het stadsbestuur.
 

8.6. Geluidsnormen

De gebruiker past de wetgeving omtrent geluidsnormering toe zoals vermeld op de website van de Vlaamse milieumaatschappij www.vmm.be.

Bijkomende informatie kan steeds verkregen worden via de milieudienst van de stad (milieu@harelbeke.be).
 

Artikel 9. Drankverbruik en –verkoop
9.1.Verplichte drankafname

Organisatoren zijn verplicht dranken af te nemen uit de drankvoorraad die aanwezig is. Enkel indien een bepaalde soort drank niet kan geleverd worden door de concessiehouder en indien dit gemeld werd via de aanvraag, mag deze meegebracht worden door de inrichter.

Een lijst met alle dranken en hun tarieven is ter beschikking bij de zaalverantwoordelijke.

Uitgezonderd: Sporthal de Vlasschaard, turnzaal Arendswijk en klaslokaal ’t Fabriekske. Er is geen mogelijkheid tot drankafname. 

9.2. Drankprijzen

De drankprijzen alsook de prijzen voor gebruik van CO2 (incl. btw) worden gebaseerd op de tarieven van de concessiehouder.

De prijs (incl. btw) voor de gebruiker komt overeen met het bedrag (incl. btw) die de concessiehouder doorrekent aan de stad.

Het staat de organisator vrij om bij de activiteit zelf de verkoopprijs van de drank te bepalen.
 

9.3. Systeem afrekening

Voor elke activiteit gebeurt een stockopname door de zaalverantwoordelijke. Deze kan mits afspraak bijgewoond worden door de inrichter.

Na elke activiteit wordt opnieuw een stockopname uitgevoerd door de zaalverantwoordelijke, waarna het verschil berekend en afzonderlijk gefactureerd wordt.

De dranken die per fles of per vat beschikbaar zijn, worden per fles of per vat aangerekend, waarbij een begonnen fles of vat volledig wordt aangerekend. Het drankverbruik wordt betaald aan de hand van een factuur
 

9.4. Koffie (Enkel CC het SPOOR)

CC het SPOOR voorziet in de koffie en bijhorende toestellen. Voor deze toestellen geldt een verplichte afname van de koffiepads die door CC het SPOOR worden voorzien. Prijzen zijn bepaald op basis van de prijzen van de leveranciers. 
 

9.5. Bijkomende bepalingen

De organisator verbindt zich tot het naleven van alle wetgeving i.v.m. drankverkoop (o.a. wet op zedelijke bescherming minderjarigen).

De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle voorbereidingen i.v.m. de drankverkoop of het drankverbruik bij de activiteit (o.a. opvullen frigo’s).

De gebruiker volgt de aanwijzingen van de zaalverantwoordelijke i.v.m. plaatsing van volle en lege bakken op. Als vastgesteld wordt dat (gedeeltelijk) lege bakken tussen de volle geplaatst worden wordt een vergoeding aangerekend ten bedrage van de personeelskost. De organisator staat in voor de uitbating van de toegestane lokalen, voor het opdienen van dranken en voor de werking van de bar en tapinstallatie.
 

9.6. Bepalingen betreffende de herbruikbare bekers/ glazen

Het gebruik van wegwerpbekers is in alle gebouwen verboden, enkel herbruikbare bekers of glazen. Voor de organisatie van fuiven in het jeugdcentrum TSAS zijn enkel herbruikbare bekers toegelaten.

De organisator is zelf verantwoordelijk voor het huren van de bekers (zie punt 17).
 

9.7. Sluitingsuur

De bepalingen van de algemene politieverordening zijn toepasselijk.  Een nachtvergunning moet worden aangevraagd via het evenementenloket.

Indien de organisator bij de aanvang van de fuif of evenement niet de nodige bewijsstukken kan voorleggen, kan er geen afwijking op het sluitingsuur toegestaan worden.

Werkwijze:

Op het sluitingsuur legt de organisator de lichten in de zaal aan, geeft hij opdracht om de muziek stil te zetten en wordt onmiddellijk gestart met de opkuis.  Het is verboden om daarna nog drankbonnetjes te verkopen. Bij overtreding van deze maatregelen wordt de politie verwittigd.
 

9.8. Diverse bepalingen

Bij het gebruik van de rolsteiger en andere technische installaties die deel uitmaken van de uitrusting van alle infrastructuur dienen alle veiligheidsinstructies nageleefd te worden. 

Het gebruik van confetti, isomobolletjes e.d. is verboden voor alle Vrijetijdsinfrastructuur. Indien deze maatregel niet nageleefd wordt, wordt de personeelsinzet voor het opruimen van deze zaken doorgerekend aan de organisator. 

[…]

Artikel 11. Technische bijstand (enkel van toepassing voor CC het SPOOR)

Het gebruik van de geluids- en lichtinstallaties die niet in de standaarduitrusting voorzien zijn gebeurt, behoudens toegelaten uitzondering, in aanwezigheid van een theatertechnieker van het cultuurcentrum. Het cultuurcentrum heeft, bij wijze van delegatie, de eindbeslissing over de noodzaak van de aanwezigheid van een theatertechnicus bij activiteiten.

Technische bijstand door theatertechniekers van CC het SPOOR kan geleverd worden bij podiumactiviteiten van verenigingen die doorgaan in CC het SPOOR en waaraan contractueel een technische fiche van gastgezelschappen en/of artiesten is verbonden. De uren worden berekend volgens de vereiste aanwezigheid volgens technische fiche voor, tijdens en na de voorstelling. Als de technische fiche voorbereidende prestaties oplegt, worden deze eveneens aangerekend.

De uren technische bijstand worden aangerekend (zowel voor publieksmomenten als voor repetities) voor volgende prestaties:

  • De uren aanwezigheid van een theatertechnieker bij aanvang van de voorstelling en/of de repetitie tot en met het moment van afsluiten van de zaal, scène, en/of podium, backstage en kleedkamers;
  • De uren aanwezigheid van een theatertechnieker tijdens de op- en afbouw en manipulatie van decors, podia en technische installaties;
  • De uren prestaties bij het plaatsen, aansluiten, instellen (programmeren) en bedienen van geluid, licht en beeld (installaties en apparatuur).

Worden niet aangerekend:

  • Het plaatsen van technisch en/of audiovisueel materiaal bij niet-podium gebonden activiteiten;
  • Onthaal van informatieverstrekking aan organisatoren;
  • Deelname aan voorbereidende overlegmomenten met organisatoren;
  • Toezicht in het kader van naleving van het gebruikersreglement en/of naleving veiligheidsvoorschriften.
  • Uren binnen de regulier glijtijden, namelijk op weekdagen tussen 8 en 18.00 uur.

Aanvragen om technische bijstand gebeuren minimaal 8 weken voorafgaand aan de datum van de dag waarop de activiteit waarvoor bijstand wordt gevraagd. 

Voor de berekening van de ondersteuning wordt een forfaitair bedrag gerekend van 4 uur (voorbereiding, opbouw, bediening en afbouw). Deze vier uur zijn aaneensluitend en kunnen niet verspreid opgenomen worden.

   Cat. B  Cat. C
 Forfait week  120 euro   240 euro 
 Forfait weekend (vrijdagavond, zaterdag & zondag)  240 euro   480 euro 
 Extra uren tijdens de week boven forfait van 4 uur  30 euro   60 euro 
 Extra uren tijdens het weekend boven forfait van 4 uur  60 euro   120 euro 

 

Artikel 12. Herstelkosten

Door het gebruik van de gehuurde locatie engageert de organisator zich tot het vergoeden van alle herstelkosten die voortvloeien uit de activiteit. Ook indien de herstelkost toegebracht werd door een derde zal de organisator hiervoor aangesproken worden. De herstelling kan zowel door een externe firma verricht worden als door de stad Harelbeke. De stad Harelbeke kan hiervoor, naast materiaalkosten, ook de eigen personeelskosten in rekening brengen. De herstelkost wordt teruggevorderd door middel van een factuur.

Indien kan aangetoond worden dat gebruikers moedwillig herstelkosten berokkenen en/of de huidige voorwaarden niet respecteren, dan kan hen de toegang tot de vrijetijdsinfrastructuur ontzegd worden. De eventuele herstelkosten of nog ten voordele van de stad openstaande bedragen worden gefactureerd. Dergelijke beslissing zal genomen worden door het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de bevoegde adviesraad.
 

Artikel 13. Bijzondere bepaling

Indien de bepalingen van onderhavig reglement niet nageleefd worden, kan het College van Burgemeester en Schepenen, na advies van de bevoegde adviesraad en/of de Raad van Bestuur, het verder gebruik van het gehuurde gebouw ontzeggen aan een organisator/organisatie.
 

Artikel 14. Naleven regelgeving

De organisatie is ertoe gehouden alle toepasselijke wet- en regelgeving, ook i.v.m. veiligheid na te leven. 
 

Artikel 15. Toepasselijkheid
  • Voor de organisatoren:
    • Door indienen van een gebruiksaanvraag en de organisatie van een activiteit, aanvaarden de organisatoren alle bepalingen van het retributiereglement en de afsprakenfiche en de politieverordeningen van de stad Harelbeke en engageren zij zich om deze na te leven.
  • Voor de bezoekers:
    • Het betreden van het terrein of de gebouwen van de stad veronderstelt dat akkoord gegaan wordt met de bepalingen van het retributiereglement, dat geconsulteerd kan worden op website www.harelbeke.be.

[…]
 

Gebruikersreglement verhuur materiaal

Artikel 1. Algemene bepalingen

Het stadsbestuur stelt diverse sportmaterialen, volksspelen en teambuildingsspelen ter beschikking als ondersteuning van socio-culturele activiteiten en het Harelbeekse verenigingsleven.

Bij het afhuren van ruimtes in het CC is het tevens mogelijk om (extra) materiaal te huren. Deze materialen kunnen enkel gehuurd worden voor activiteiten binnen de ruimtes van het CC.
 

Artikel 2. Huur en tarieven materiaal

De tarieven van huur voor de respectievelijke materialen en gebruikerscategorieën worden vastgelegd als volgt en gelden telkens per stuk :
 

CC het SPOOR

Code Omschrijving Aantal Cat. B Cat. C
01 Piano (kwartvleugel) Feestzaal en Blauwe zaal (stemmen niet inbegrepen) * 1 85 euro 130 euro
02 Piano (halve vleugel) Aula (stemmen niet inbegrepen) * 1 65 euro 130 euro
03 Elektrische piano 1 15 euro 30 euro
04 LED spots (prijs per stuk) 9 5 euro 10 euro
05 Micro met statief 10 5 euro 10 euro
06 Draadloze micro     3 7 euro 14 euro
07 Headset 2 7 euro 14 euro
08 Micro (instrument) 4 5 euro 10 euro
09 Hazer (nevelmachine) 1 25 euro 50 euro
10 Werfkast 3 15 euro 30 euro
11 Witte horizondoek podium (6 x 12 meter) 1 75 euro 150 euro
12 Pipe & drape (prijs per stuk van 2,8 meter) 39 meter 10 euro 30 euro
13 Podium (6 x 4 meter) in Feestzaal of Blauwe Zaal   15 euro 30 euro
14 Schrijfbord 2 gratis na aanvraag gratis na aanvraag
15 Flipover 1 gratis na aanvraag gratis na aanvraag
16 Spreekstoel 2 gratis na aanvraag gratis na aanvraag
17 Partytafel 10 5 euro 10 euro
18 Partytafelbekleding (stretch) 10 1 euro 2 euro
19 Receptieglazen (12 bakken à 15 glazen) 12B 1 euro 2,50 euro
20 Mobiel scherm + beamer 1 15 euro 30 euro

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Het stemmen van de piano is voor rekening van de gebruiker.

De Torengalm en de Zuiderkouter

Code Omschrijving Aantal Cat. B Cat. C

 

 

[…]

Artikel 3. Aanvraag en reservatie
3.1. Aanvraag materiaal

De aanvraag tot het gebruik het materiaal gebeurt via de website www.harelbeke.be of via het loket van de desbetreffende dienst.
 

3.2.

Alle materialen kunnen maximum 12 maanden voor een activiteit aangevraagd en vastgelegd worden. 

De aanvrager ontvangt uiterlijk binnen een termijn van 3 weken een reactie en de bevestiging of het gevraagde materiaal al dan niet ter beschikking is. 
 

Artikel 4. Vaststelling herstelkosten

De herstelling van kosten kan zowel door een externe firma verricht worden als door de stad Harelbeke. De stad Harelbeke kan hiervoor, naast materiaalkosten, ook de eigen personeelskosten in rekening brengen. De herstelkosten worden teruggevorderd door middel van een factuur.
 

Artikel 5. Annulatie

Alle reservaties kunnen kosteloos opgezegd worden tot 14 dagen voor de dag van de geplande activiteit(en). Reservaties welke verbroken worden na deze gestelde tijdslimiet zullen toch verrekend worden aan de gangbare tarieven. 
 

Artikel 6. Overmacht

Indien een activiteit omwille van overmacht niet kan plaatsvinden, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om de huurprijs geheel of gedeeltelijk te laten vallen.
 

Artikel 7. Verzekering, verantwoordelijkheid en veiligheid

De ondergetekende aanvrager of verantwoordelijke leeft volgende verplichtingen na bij het gebruik van het materiaal :

  • gebruik en in bewaring houden van het materiaal volgens het principe van de goede huisvader;
  • alle verantwoordelijkheid opnemen bij eventuele ongevallen die hierdoor zowel stoffelijke als lichamelijke herstelkosten aan derden kunnen veroorzaken;
  • een verzekering afsluiten inzake burgerlijke verantwoordelijkheid tegenover derden voor de voorbereidingen, de activiteit zelf en alle nawerken, dit ook ter ontlasting van de verantwoordelijkheid van de stad Harelbeke.
     
Artikel 8. Huur- en gebruikstermijn (enkel van toepassing sportmateriaal)

Alle bovenstaande tarieven gelden per begonnen termijn van 3 volle gebruiksdagen.

Artikel 9. Afhalen en terugbrengen van het materiaal (enkel van toepassing sportmateriaal)

Het materiaal wordt door de gebruiker zelf afgehaald en teruggebracht. Het stadsbestuur voorziet geen vervoer van het materiaal. 

De ondergetekende aanvrager of zijn afgevaardigde voert bij de afhaling een tegensprekelijke controle van de materialen uit en tekent een ontvangstbewijs waarin hij verklaart de materialen in goede staat ontvangen te hebben.

Bij het terugbrengen zorgt de aanvrager ervoor dat alle materialen in onberispelijke staat verkeren. 

[…]