Voorwaarden en tarieven

Gebruikercategorieën     Activiteitengroepen    Tarieven    Aanvraag en reservatie

 Huur materialen    Veiligheid    Drankverbruik    Schade 

 Technische bijstand

Bekijk het volledige reglement hier

 

Gebruikerscategorieën

Voor het huren van zalen worden verschillende tarieven per categorie gebruikt:

  • CT1: Gratis gebruikers, o.a. Stadsbestuur en OCMW Harelbeke, gemeentelijke  VZW’s, politiezone Gavers, erkende adviesraden, erkende feestcomités, …

  • CT2: Feitelijke en erkende Harelbeekse verenigingen, dit wil zeggen verenigingen die een duidelijke werking in Harelbeke kunnen aantonen en zich als Harelbeekse verenigingen kunnen profileren.

  • CT2.1: Harelbeekse verenigingen met specifieke sociale werking die op reguliere  basis een werking in het SPOOR of de socio’s hebben en die een activiteit organiseren in de Blauwe Zaal of Halve Feestzaal

  • CT3: Niet-Harelbeekse verenigingen en niet Harelbeekse scholen.

  • CT4: (Semi-)commerciële gebruikers Harelbeke.

  • CT5: (Semi-)commerciële gebruikers niet-Harelbeke.

 Terug naar inhoud

Activiteitengroepen

Een andere factor om de prijzen te bepalen zijn het soort activiteiten, ingedeeld in activiteitengroepen:

  • Activiteitengroep 1: Vergaderingen, repetities, vormingen, voordrachten & cursussen, clubkaartingen, benefietactiviteiten, klaarzetten en voorbereiden van activiteiten de dag vooraf.

  • Activiteitengroep 2: recepties, bijeenkomsten, maaltijden & eetfestijnen, podiumactiviteiten.

  • Activiteitengroep 3: Fuiven (niet van toepassing in cc het SPOOR en socio’s).

  • Activiteitengroep 4: Commerciële activiteiten.

 

In geval van gecombineerd gebruik geldt het hoogste tarief. 

Het cc het SPOOR en de socio’s kunnen niet gebruikt worden voor private feesten en stamboomfeesten.  

Bij concerten, toneelopvoeringen en dergelijke mag gratis de gehuurde zaal worden gebruikt voor één repetitie. 

De keuken is verplicht af te huren bij maaltijden, broodjes, recepties, enz.. en bij gebruik feestzaal.

Terug naar inhoud

 

Tarieven

 

Activiteitengroep 1

Activiteitengroep 2

Activiteitengroep 4

zalen cc het spoor

CT2 CT2.1 CT3 CT4 CT5 CT2 CT3 CT4 CT5 CT4 CT5
Feestzaal (800 pers) 50 n.v.t. 300 300 300 225 600 600 600 600 600
Keuken (20 pers) 10 0 60 60 60 30 100 100 100 100 100
1/2 Feestzaal (400 pers) 25 25 150 150 150 150 400 400 400 400 400
Blauwe zaal (360 pers) 25 25 150 150 150 150 400 400 400 400 400
Aula (380 pers) 25 n.v.t. 150 150 150 75 400 400 400 400 400
Foyer (360 pers) 25 n.v.t. 150 150 150 75 400 400 400 400 400
Vergaderzaal boven (30 pers) 10 n.v.t. 60 60 60 15 150 150 150 150 150
Raadzaal (60 pers) 10 n.v.t. 60 60 60 15 150 150 150 150 150
Grote loge (15 pers) 6 n.v.t. 36 36 36 6 48 48 48 48 48
Kleine loges (3) (1 pers) 2 n.v.t. 12 12 12 2 18 18 18 18 18
                       

ZALEN SOCIO'S

                     
Torengalm Bavikhove 7  n.v.t. 75 75 75 40 200 200 200 200 200
Oude bibliotheek Bavikhove 7  n.v.t. 75 75 75 40 200 200 200 200 200
Vergaderzaal Oude Bibliotheek Bavikhove 5  n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 40 200 200 200 200 200
Zuiderkouter Stasegem (feestzaal) 7  n.v.t. 75 75 75 40 200 200 200 200 200
Zuiderkouter Stasegem (turnzaal) 7  n.v.t. 75 75 75 40 200 200 200 200 200

Terug naar inhoud

 

Aanvraag en reservatie

Aanvragen gebeuren minstens drie weken voor de gewenste gebruiksdatum via de formulieren op deze webpagina.

Zo snel mogelijk na ontvangst van de aanvraag ontvangt de organisator een reservatiebevestiging met hierbij een activiteitenfiche voor het benodigde materiaal en/of drankverbruik.

Organisatoren kunnen voor een periode van twee weken een optie nemen op een bepaalde datum. Als binnen deze termijn geen schriftelijke aanvraag via het voornoemde webformulier gebeurt, vervalt die optie definitief. Een optie kan maar één jaar op voorhand genomen worden en dient telkens opnieuw aangevraagd te worden door de gebruiker, zelfs als het om een vaste datum gaat.

Alle te betalen gebruiksvergoedingen worden binnen de 30 dagen  na ontvangst van de factuur betaald op rekening van het stadsbestuur Harelbeke.

Terug naar inhoud

 

Veiligheid

Door een zaal te huren verklaart de huurder zich akkoord met de veiligheidsvoorschriften zoals bepaald in het retributiereglement.

Bij het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, is alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten laste van de inrichter.

Terug naar inhoud

 

Drankverbruik en –verkoop.

De dranken voorzien in de concessie moeten afgenomen worden uit de voorraad die aanwezig is in het cultureel centrum of de socio’s. De drankprijzen worden gebaseerd op de tarieven zoals die bepaald werden door de concessiehouder. De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle voorbereidingen i.v.m. de drankverkoop of het drankverbruik bij de activiteit (o.a. opvullen frigo’s).

Terug naar inhoud

Schade

Door het gebruik van het cultureel centrum het SPOOR of de socio’s engageert de organisator zich tot het vergoeden van alle schade die eventueel voortvloeit uit de activiteit. Ook als de schade toegebracht werd door een derde zal de organisator hiervoor aangesproken worden.

Terug naar inhoud

Huur materialen

Een aanvraag om materiaal te huren kan je doen via de activiteitenfiche. Deze krijg je opgestuurd bij de bevestiging van reservatie.

 

MATERIALEN CC HET SPOOR

aantal

CT2

CT3

CT4

CT5

 

MATERIALEN SOCIO'S

aantal

CT2

CT3

CT4

CT5

Piano (kwartvleugel) 1 65 130 130 130   Kleine installatie 1 10 20 20 20
Piano (halve vleugel) 1 65 130 130 130   Filmscherm (klein) 1 5 10 10 10
Elektronische piano 1 15 30 30 30   Micro met statief 1 5 10 10 10
Filmdoek (groot) 1 25 50 50 50   Koffiepercolator 1 5 5 5 5
Filmscherm (klein) 1 5 10 10 10   Beamer 1 5 10 10 10
Overhead projector 1 2,5 5 5 5                  
Mini-disc 1 2 4 4 4                  
CD-speler 2 2 4 4 4                  
Mobiele soundmixer 1 5 10 10 10                  
Beamer aula 1 50 100 100 100                  
Beamer (vergadering) 1 5 10 10 10                  
Lichtorgel (computergestuurd)   25 50 50 50                  
Algemene belichting (maximaal 8 lichten front)   50 100 100 100                  
Grote klankinstallatie (analoge mengtafel, luidsprekers + versterkers)   25 50 50 50                  
LED spots 9 5 10 10 10                  
Witte Horizondoek podium (6x12 meter) 1 75 150 150 150                  
Pipe & drape (prijs per stuk van 2,8 meter) 39 meter 10 30 30 30                  
Podium (6x4 meter) in Feestzaal of Blauwe Zaal   15 30 30 30                  
Kleine klankinstallatie (Blauwe zaal - Raadszaal - Vergaderzaal boven)   10 20 20 20                  
Micro met statief 10 5 10 10 10                  
Draadloze micro 3 7 14 14 14                  
Headset 2 7 14 14 14                  
Micro (instrument) 4 5 10 10 10                  
Nevelmachine (hazer) 1 25 50 50 50                  
Werfkast 3 15 30 30 30                  
Schrijfbord 2 gratis gratis gratis gratis                  
Flipover 1 gratis gratis gratis gratis                  
Spreekstoel 2 gratis gratis gratis gratis                  
Tentoonstellingsblokken 50 1 2 2 2                  
Partytafel 10 5 10 10 10                  
Partytafel bekleding 10 1 2 2 2                  
Wijnglazen 180 1 2,5 2,5 2,5                  
Warmelucht oven 1 65 130 130 130                  
Koffiepercolator (100 tassen) 5 2,5 5 5 5                  

 Terug naar inhoud

Technische bijstand

Technische bijstand door theatertechniekers van cc het Spoor kan geleverd worden bij podiumactiviteiten van verenigingen die doorgaan in cc het Spoor en waaraan contractueel een technische fiche van gastgezelschappen en/of artiesten is verbonden. De uren worden berekend volgens de vereiste aanwezigheid volgens technische fiche voor, tijdens en na de voorstelling. Als de technische fiche voorbereidende prestaties oplegt, worden deze eveneens aangerekend.

De uren technische bijstand worden aangerekend (zowel voor publieksmomenten als voor repetities) voor volgende prestaties:
- De uren aanwezigheid van een theatertechnieker bij aanvang van de voorstelling en/of de repetitie tot en met het moment van afsluiten van de zaal, scène, en/of podium, backstage en kleedkamers;
- De uren aanwezigheid van een theatertechnieker tijdens de op- en afbouw en manipulatie van decors, podia en technische installaties;
- De uren prestaties bij het plaatsen, aansluiten, instellen (programmeren) en bedienen van geluid, licht en beeld (installaties en apparatuur).

Worden niet aangerekend:
- Het plaatsen van technisch en/of audiovisueel materiaal bij niet-podium gebonden activiteiten;
- Onthaal van informatieverstrekking aan organisatoren;
- Deelname aan voorbereidende overlegmomenten met organisatoren;
- Toezicht in het kader van naleving van het gebruikersreglement en/of naleving veiligheidsvoorschriften.

Aanvragen om technische bijstand dienen minimaal 8 weken voorafgaand aan de datum van de dag waarop de activiteit waarvoor bijstand wordt gevraagd te gebeuren.
Voor de berekening van de ondersteuning wordt een forfaitair bedrag gerekend van 4 uur (voorbereiding, opbouw, bediening en afbouw). Deze vier uur zijn aaneensluitend en kunnen niet verspreid opgenomen worden.

Bedragen gerekend per persoon:

 

Cat. 2

Ct 2.1.

Ct. 3

Ct. 4

Ct. 5

Forfait week

120

120

240

240

240

Forfait weekend (vrijdagavond, zaterdag & zondag)

240

240

480

480

480

Extra uren tijdens de week boven forfait van 4 uur

30

30

60

60

60

Extra uren tijdens het weekend boven forfait van 4 uur

60

60

120

120

120

 

Terug naar inhoud

Raadpleeg het volledige retributiereglement hier: Gebruikersreglement CC het SPOOR

Een handig overzicht van de tarieven kan je hier vinden: Prijslijst CC het SPOOR